إضافة حقول بيانات المستلمين في مستند الدعوة باستخدام دمج المراسلات
العبارة صحيحة عند استخدام معالج دمج المراسلات في إصدار Word الذي يعرض خيار «مزيد من العناصر». فمن خلال هذا الخيار يمكن إدراج حقول بيانات المستلمين داخل مستند الدعوة، مثل الاسم والعنوان، بعد ربط المستند بمصدر البيانات.
ما المقصود بدمج المراسلات؟
دمج المراسلات ميزة تساعد على إنشاء مستندات متعددة تحمل النص والتنسيق نفسيهما، مع تخصيص بعض المعلومات لكل مستلم. ويمكن استخدامها لإعداد الدعوات والخطابات والشهادات والملصقات، دون كتابة بيانات كل شخص يدويًا.
فعند إعداد دعوة لمجموعة من الأشخاص، يُكتب نص الدعوة مرة واحدة، ثم تُضاف حقول تتغير قيمها بحسب بيانات المستلمين.
خطوات إضافة حقول المستلمين
بعد إنشاء مستند الدعوة واختيار قائمة المستلمين، يوضع مؤشر الكتابة في الموضع المطلوب لإظهار البيانات. ومن لوحة مهام دمج المراسلات، يُختار «مزيد من العناصر» لعرض الحقول المتاحة.
بعد ذلك، يُحدد الحقل المناسب، مثل اسم المستلم، ثم يُدرج في المستند. ويمكن تكرار الخطوة لإضافة حقول أخرى، مع مراعاة المسافات وعلامات الترقيم وتنسيق النص.
ماذا يظهر قبل إتمام الدمج؟
تظهر الحقول داخل المستند بأسماء تدل على محتواها، مثل «الاسم». وعند معاينة النتائج، يعرض البرنامج البيانات الفعلية لكل مستلم بدلًا من أسماء الحقول.
وتساعد المعاينة على التأكد من ظهور المعلومات في مواضعها الصحيحة، واكتشاف البيانات الناقصة أو أخطاء التنسيق قبل الطباعة.
أهمية استخدام هذه الطريقة
توفر حقول الدمج الوقت، وتقلل تكرار إدخال المعلومات، وتساعد على إعداد دعوات موحدة المظهر ومخصصة لكل شخص. ويعتمد نجاح العملية على صحة قائمة المستلمين وربط الحقول المناسبة بها.
وقد تختلف أسماء الأوامر بين إصدارات Word؛ إذ يمكن أيضًا إدراج الحقول من تبويب «مراسلات» باستخدام أمر «إدراج حقل دمج»، الذي يؤدي الغرض نفسه.